Política de Privacidad

1. Introducción

En ROMAX Solutions ("ROMAX", "nosotros" o "la Empresa") protegemos la privacidad de las personas que utilizan nuestro sitio y plataforma CRM. Esta política explica qué información recopilamos, cómo la usamos, con quién la compartimos y cómo solicitar su eliminación.

2. Información que Recopilamos

Según el uso de la plataforma, podemos recopilar:

• Datos de la cuenta del negocio, como nombre, correo electrónico y datos de contacto.
• De los clientes finales de nuestros usuarios, a través de WhatsApp: mensajes, números de teléfono y nombre de contacto.
• Información técnica, de navegación y del dispositivo necesaria para operar y proteger el servicio.

3. Cómo Usamos la Información

Usamos la información para proporcionar el CRM, organizar conversaciones, generar automatizaciones, ofrecer soporte, mejorar el servicio, prevenir abusos y cumplir obligaciones legales. ROMAX utiliza la API de WhatsApp Cloud de Meta y un proveedor de IA de terceros, OpenAI, para procesar y responder mensajes automáticamente mediante el agente "Piloto Automático", cuando el negocio lo activa.

4. Proveedores y Seguridad

Compartimos únicamente la información necesaria con Meta, para la API de WhatsApp Cloud, y OpenAI, para las funciones de procesamiento y respuesta de IA. Aplicamos controles técnicos y administrativos, cifrado en tránsito y buenas prácticas de seguridad para proteger los datos. No afirmamos certificaciones específicas de nuestros servidores que no podamos confirmar.

5. Proveedores de Servicios (Subprocesadores)

Para prestar el servicio, ROMAX CRM se apoya en proveedores externos que tratan datos personales por cuenta y bajo instrucciones nuestras. Todos están obligados contractualmente a procesarlos únicamente para prestarnos su servicio, y no para fines propios.

Sobre el asistente de inteligencia artificial. Cuando un negocio activa el asistente, el contenido de las conversaciones de WhatsApp se envía a OpenAI para generar la respuesta. Este tratamiento ocurre únicamente si el negocio habilita esa función.

Sobre el envío de correos. El asistente puede redactar y enviar correos electrónicos a solicitud del negocio. En esos casos, el contenido del correo —que puede incluir información derivada de la conversación— se procesa a través de Resend.

Transferencias internacionales. Los proveedores mencionados operan en Estados Unidos, por lo que los datos se transfieren fuera de Costa Rica. Adoptamos las salvaguardas contractuales que corresponden para proteger esa transferencia.

Esta lista puede actualizarse si incorporamos o reemplazamos proveedores. La versión vigente es siempre la publicada en esta página.

6. Retención y Eliminación

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa o sea necesario para prestar el servicio y cumplir obligaciones legales. Al cancelar la cuenta o recibir una solicitud válida, eliminamos los datos de nuestros sistemas dentro de 30 días, salvo que la ley exija conservarlos. También solicitamos la eliminación de los datos enviados a proveedores de terceros conforme a sus procesos y políticas aplicables.

7. Tus Derechos y Solicitudes

Puedes solicitar acceso, corrección o eliminación de tus datos escribiendo a info@romaxcrm.com. Incluye el número de teléfono o correo relacionado con la solicitud y una descripción clara. Respondemos y gestionamos las solicitudes de eliminación dentro de 30 días, sujeto a verificación de identidad y obligaciones legales.